Conoce cómo es la reducción de Costes en la Gestión Documental

La gestión documental eficiente es un pilar fundamental en cualquier organización, independientemente de su tamaño o industria. No solo mejora la productividad, sino que también puede conducir a una reducción significativa de costes operativos. En este artículo, exploraremos cómo puedes optimizar tu gestión documental para lograr una notable reducción de costes.

Para ello, estos son los aspectos que deberías considerar:  

Digitalización de documentos

La transición de los documentos físicos a los formatos digitales ofrece numerosos beneficios en términos de reducción de costes y eficiencia. Algunos aspectos destacables incluyen: 

• Eliminación de costes de impresión y papel

  La impresión y distribución de documentos físicos puede ser costosa a largo plazo. La digitalización reduce la necesidad de imprimir en papel, lo que disminuye gastos en consumibles y equipos. 

• Ahorro en espacio de almacenamiento

  Almacenar documentos físicos requiere espacio físico, lo que puede llevar a alquileres más caros o la necesidad de instalaciones de almacenamiento. La versión digital reduce esta carga, permitiendo un mejor uso del espacio. 

• Acceso y búsqueda eficiente

  Los documentos digitales son fácilmente accesibles y se pueden buscar de manera rápida. Esto ahorra tiempo a los empleados y reduce los costes asociados con la búsqueda manual de documentos. 

Automatización de Procesos 

La automatización de flujos de trabajo documentales agiliza los procesos y reduce la intervención manual, lo que se traduce en una reducción de costes. Algunos aspectos clave son: 

• Eliminación de tareas repetitivas

  Las tareas manuales y repetitivas pueden llevar tiempo y propiciar errores. La automatización reduce la necesidad de intervención humana en estas tareas, liberando recursos. 

• Aprobaciones y flujo de trabajo eficiente

  La automatización permite definir flujos de trabajo claros y reglas de aprobación. Esto disminuye los retrasos y reduce los costes asociados con la espera de aprobaciones manuales. 

• Prevención de errores

  Los errores en la gestión documental pueden llevar a problemas costosos. La automatización reduce la probabilidad de errores humanos, lo que a su vez disminuye los gastos derivados de correcciones. 

Gestión de Documentos en la Nube 

La adopción de soluciones de gestión documental basadas en la nube proporciona flexibilidad y ahorro. Aquí están algunas ventajas clave: 

• Reducción de infraestructura local

  Al utilizar servicios en la nube, se elimina o reduce la necesidad de invertir en infraestructura local costosa, como servidores y equipos de almacenamiento. 

• Escalabilidad

  Pagar solo por los recursos utilizados es una característica de la nube. Esto es especialmente beneficioso para organizaciones en crecimiento, ya que pueden ajustar sus gastos según sus necesidades cambiantes. 

• Colaboración mejorada

  Las soluciones en la nube permiten la colaboración en tiempo real y el acceso desde cualquier lugar. Esto reduce los costes relacionados con reuniones presenciales y facilita el trabajo remoto. 

Cumplimiento y Seguridad Documental 

La gestión adecuada de la seguridad y el cumplimiento también puede contribuir a la reducción de costes derivados de multas y pérdida de datos. Aspectos a considerar son: 

• Prevención de multas

  Cumplir con regulaciones como el RGPD puede prevenir multas significativas. Una gestión documental adecuada ayuda a mantener los datos protegidos y organizados, reduciendo riesgos legales. 

• Protección contra pérdida de datos

  La pérdida de documentos importantes puede tener consecuencias financieras graves. Implementar medidas de seguridad adecuadas reduce la posibilidad de pérdida y las consecuentes acciones de recuperación. 

• Auditorías simplificadas

  En entornos regulados, las auditorías pueden ser costosas y llevar tiempo. Una gestión documental ordenada y segura facilita la preparación y ejecución de auditorías, reduciendo los gastos asociados. 

En la búsqueda de herramientas que optimicen e impulsen la gestión documental en nuestras organizaciones, aparece Gada-i, un conjunto de servicios en la nube de Azure que ayudan a clasificar, archivar y recuperar ficheros y documentos de manera automática, gracias a la inteligencia artificial.

Para los responsables de la solución, el ahorro de costes es precisamente uno de los principales beneficios de su implementación y aseguran que han encontrado ahorros en clientes de hasta medio millón de euros, en un período de tres o cuatro años después de la inversión, como se publicó en Computer World. 

 La reducción de costes en la gestión documental es un objetivo alcanzable mediante la implementación de enfoques digitales, automatización, almacenamiento en la nube y un enfoque sólido en la seguridad y el cumplimiento. Al adoptar estas prácticas, las organizaciones pueden no solo ahorrar recursos financieros, sino también mejorar la productividad y la calidad general de su flujo de trabajo.