Descubre los ejemplos de gestión documental en empresas industriales y sus casos de uso

La gestión documental es un aspecto vital en cualquier empresa industrial. Con el fin de mejorar la productividad y reducir los costes, hay que implantar una estructura de archivos y sistemas de clasificación que permitan almacenar información organizada de manera adecuada.

La Gestión Documental en el Sector Industrial

La gestión documental es una pieza clave para el correcto funcionamiento de las empresas en el sector industrial.

Profundicemos en cómo esta disciplina se convierte en la columna vertebral de la operatividad industrial y cuáles son los obstáculos específicos que plantea en este sector.

Un Mundo Más Allá del Papel

La documentación en la industria abarca desde hojas de trabajo de producción, especificaciones técnicas de productos y equipos, manuales de operación de maquinaria, hasta informes de inspección y certificaciones de calidad y seguridad. La correcta gestión de esta montaña de documentos puede marcar la diferencia entre un proceso fluido y uno lleno de contratiempos.

Desafíos Específicos de la Gestión Documental Industrial

En el sector industrial, la pérdida o el difícil acceso a un solo documento crítico puede paralizar un proceso entero, generando retrasos en la producción y pérdidas económicas. Además, en este sector se deben cumplir rigurosas regulaciones de seguridad y calidad que requieren de una documentación precisa y actualizada, la cual debe ser fácilmente accesible durante las inspecciones. Algunos de los desafíos que se identifican son:

1. Volumen y diversidad de documentos: En la industria, se generan una gran cantidad y variedad de documentos, desde planos y especificaciones técnicas hasta contratos y registros de mantenimiento. Gestionar eficientemente este volumen y diversidad de documentos puede ser todo un reto, ya que se requiere una estructura clara de organización y clasificación para facilitar la búsqueda y recuperación de información relevante.
2. Cambios y actualizaciones constantes: Los documentos en la industria están sujetos a cambios y actualizaciones frecuentes. Esto puede ser especialmente relevante en manuales de operación, especificaciones técnicas o normativas regulatorias. La gestión documental debe adaptarse a estos cambios, garantizando que las versiones más recientes estén disponibles y que los usuarios tengan acceso a la información actualizada en todo momento.
3. Colaboración y accesibilidad: En entornos industriales, es común que varios equipos y departamentos trabajen en conjunto en proyectos o tareas. La gestión documental debe facilitar la colaboración y asegurar que los documentos estén accesibles para los miembros autorizados del equipo, tanto en el ámbito interno de la organización como en colaboración con proveedores o socios externos.

Casos de Uso de la Gestión Documental en la Industria

Veamos algunas situaciones concretas en las que un buen sistema de gestión documental puede marcar la diferencia en la industria:

Control de Calidad con sistemas de Gestión Documental

Almacenar y recuperar fácilmente los certificados de calidad y los informes de inspección puede agilizar el control de calidad y facilitar la demostración de cumplimiento durante las inspecciones.

Entre los documentos más complejos de gestionar se encuentran las No Conformidades (NC), para cada NC, dentro de los Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) hay que guardar quién lo emite, cuándo, quién lo recibe, cómo se gestionar, y en todos los sistemas de gestión de Calidad (ISO o EFQM), realizar esto en papel es tedioso, complejo y puede provocar una incidencia en las auditorías.

Al tener esta información almacenada y organizada de manera eficiente, se facilita el acceso rápido y la recuperación de los datos necesarios en caso de necesitar consultas, seguimientos o análisis posteriores. Además, la gestión documental ayuda a identificar patrones, tendencias y posibles problemas de calidad, lo que permite tomar medidas correctivas y preventivas para mejorar los procesos y garantizar la satisfacción del cliente.

Gestión de la documentación de los Proyectos industriales

La gestión documental desempeña un papel fundamental en la ejecución exitosa de proyectos industriales. En un proyecto, se generan una gran cantidad de documentos, desde la fase de diseño hasta la entrega final.

Facilita la creación, revisión, aprobación y almacenamiento de una amplia variedad de documentos, como planos, especificaciones técnicas, contratos e informes de progreso, entre otros

También mejora la colaboración y la revisión conjunta de los documentos, lo que facilita  la comunicación y evita la duplicación de esfuerzos. Al contar con una gestión adecuada de los documentos, se puede llevar un seguimiento riguroso de las tareas, los plazos y los hitos del proyecto, lo que contribuye a la finalización exitosa y eficiente del mismo.

Cumplimiento normativo y regulaciones industriales

La industria está sujeta a un amplio conjunto de normativas y regulaciones, tanto en términos de seguridad, medio ambiente, salud ocupacional, calidad y requisitos legales. La gestión documental juega un papel crucial en el cumplimiento de estas normativas.

Permite el control y la gestión de los documentos requeridos para cumplir con los estándares y regulaciones específicas de la industria. Esto implica la creación, revisión, aprobación y distribución de políticas, procedimientos, informes y registros necesarios para cumplir con los requisitos legales y las mejores prácticas.

Además, la gestión documental facilita la realización de auditorías internas y externas, ya que los documentos necesarios se encuentran disponibles de manera rápida y precisa. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento normativo, evitando sanciones, mejorando la imagen corporativa y promoviendo la confianza con los clientes y las partes interesadas.

Gestión de la documentación de los manuales y procedimientos en planta

Los manuales de operación, mantenimiento y procedimientos son fundamentales para asegurar el correcto funcionamiento de maquinarias, equipos y sistemas. La gestión documental facilita la creación, actualización y distribución de estos manuales, garantizando que estén disponibles para los trabajadores y técnicos cuando los necesiten.

Permite mantener un control efectivo de versiones, asegurando que se utilicen las últimas instrucciones y procedimientos aprobados. La gestión documental también mejora la accesibilidad y la búsqueda de información, lo que agiliza las tareas diarias y reduce el riesgo de errores o accidentes causados por el uso de documentación obsoleta.

La gestión documental de manuales y procedimientos contribuye a la capacitación del personal, ya que proporciona recursos claros y actualizados para el aprendizaje y la formación continua.

El reto de la gestión documental en la industria

Podemos decir que la gestión documental desempeña un papel fundamental en la industria, ofreciendo numerosos beneficios y soluciones a los desafíos comunes en la gestión de documentos.

Los casos de uso concretos mencionados, como el control de calidad, la gestión de proyectos, el cumplimiento normativo, la gestión de manuales y procedimientos, la gestión de contratos y proveedores, y el mantenimiento y la gestión de activos, ilustran cómo mejorar la eficiencia, la productividad y el cumplimiento normativo en el entorno industrial.