La gestión de documentos en las organizaciones se ha convertido en un desafío cada vez más complejo. Sectores como  la creciente digitalización de los procesos empresariales, se generan enormes volúmenes de documentos y contenido no estructurado que deben ser administrados eficientemente. Esta problemática se ha vuelto aún más evidente en contextos en los que se trabaja y almacenan miles de documentos diariamente, y por tanto, el coste asociado al almacenamiento y la gestión de contenido puede ser significativo. 

Por ejemplo, en el sector financiero, en el que se trabaja con numerosas y contratos; en el sector logístico en el que se gestionan miles de documentos aduaneros y procesos fronterizos; en el sector sanitario, con millones de historias clínicas y pruebas médicas o en recursos humanos, gestionando expedientes de empleados y contratos.

La Revolución de la Inteligencia Artificial: Syntex y GADA-i 

Como respuesta a esta problemática, en el mercado hay varias soluciones impulsadas por la inteligencia artificial. Microsoft Syntex y GADA-i están diseñadas para optimizar la gestión documental y ofrecer una gestión de archivado inteligente e integral para abordar los retos que enfrentan las organizaciones en la actualidad. 

Microsoft Syntex: Esta solución se integra directamente en el ecosistema de SharePoint y aprovecha la inteligencia artificial para gestionar el ciclo de vida de los documentos. Syntex analiza, clasifica y automatiza la gestión de documentos, lo que permite una mayor eficiencia en la administración de contenido. Además, Syntex mejora la búsqueda y la accesibilidad de la información al generar resúmenes, realizar análisis y aplicar protocolos de seguridad. 

GADA-i: Se enfoca en llevar los documentos fuera del entorno de SharePoint, especialmente cuando se superan los límites de almacenamiento, lo que normalmente deriva en costes adicionales. GADA-i permite la migración y transformación de documentos a Azure, donde se pueden indexar y estructurar para facilitar su acceso y análisis. Esta transformación es esencial para liberar costos y acelerar la toma de decisiones. 

Seguridad de los Datos: Una Prioridad en Syntex y GADA-i 

La seguridad de los datos es una preocupación fundamental en cualquier proceso de gestión documental. Tanto Syntex como GADA-i han implementado medidas rigurosas para garantizar la protección de la información sensible. 

• Control de Acceso: Syntex y GADA-i se integran con las políticas de control de acceso de SharePoint, asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso a los documentos. Esto garantiza que los permisos se mantengan de manera consistente. 
• Ciclo de Vida y Políticas de Retención: Ambas soluciones permiten definir políticas de retención que determinan cuánto tiempo se conserva un documento y cuándo se elimina. Esto ayuda a cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo y a reducir riesgos. 
• Recuperación de Datos: GADA-i y Syntex proporcionan opciones de recuperación de datos en caso de pérdida o errores. Esto asegura que la información pueda ser restaurada si es necesario, brindando tranquilidad a las organizaciones. 

 En resumen, la gestión de documentos en las organizaciones es un desafío creciente que requiere soluciones innovadoras. Microsoft Syntex y GADA-i, respaldados por la inteligencia artificial y medidas de seguridad sólidas, ofrecen una respuesta integral para optimizar la gestión de archivado inteligente y garantizar la protección de los datos críticos de la empresa. Estas soluciones no solo mejoran la eficiencia, sino que también brindan un mayor control sobre la información y permiten a las organizaciones tomar decisiones más informadas. 

En este webinar, Mariela Bruno y David Vidal explican con más detalle los casos de usos y beneficios de ambas soluciones.